De nieuwe werkstijl is flex met continuïteit /3 reacties

De nieuwe werkstijl is flex met continuïteit

Werken kan tegenwoordig overal. Anytime, anyplace. Als je maar een dak boven je hoofd hebt, met je laptop in de schaduw kunt zitten, koffie kunt halen, naar het toilet kunt, je spullen veilig kunt laten liggen, de stekker in het stopcontact kunt steken of een printje kunt maken.
Werken kan overal, als je maar over de juiste voorzieningen beschikt. Daarom gaan voorzieningen een steeds belangrijkere rol vervullen in de openbare ruimte en in gebouwen.

Optimale benutting

De eerste werkplekinnovaties kwamen voort uit het bewustzijn dat werkplekken steeds vaker onbenut bleven als gevolg van het opkomende parttime werken in de jaren tachtig.
Om aan te tonen hoeveel werkplekken er door een organisatie bespaard konden worden als de leegstand zou worden teruggedrongen, werden er in die tijd talrijke onderzoeken gehouden. Als uitkomst werd het wisselen van werkplekken voorgesteld, als middel om werkplekken - dus ruimte en de aan de vierkante meters gerelateerde facilitaire kosten - te besparen.

Dankzij de vorderingen op het gebied van ICT werd het steeds makkelijker om onafhankelijk van de plaats te werken. De stand van ontwikkeling van de ICT vormde bij de eerste werkplekinnovatieprojecten een kritische succesfactor. In de euforie van de ICT-mogelijkheden werden vaak oplossingen nagestreefd waar de organisatie technologisch nog niet aan toe was.

Aandacht voor veranderproces

Maar ook de medewerkers moesten eraan toe zijn. Kantoorinnovatieprojecten werden daarom voorzien van een veranderingstraject en een implementatiebegeleiding waarbij het creëren van draagvlak, met een Amerikaans woord buy-in, een belangrijke rol vervulden. De medewerkers die niet overtuigd waren van de toegevoegde waarde van het flexkantoor, werden met behulp van laptops, mobiele telefoons en mooi vormgegeven meubilair verleid om mee te doen.

Argumenten

Dankzij de ervaring met de verandertrajecten ontstond het inzicht dat het veranderen van de omgeving grote impact heeft op mensen

In het streven de medewerkers te overtuigen werd een zoektocht gestart naar de beste argumenten. Betere communicatie door meer ontmoetingsmomenten, het eenvoudiger kunnen creëren van samenwerkingsverbanden voor een korte periode, zoals het werken in projecten. Begrippen als zelfsturende teams, output-sturing en resultaatverantwoordelijkheid werden regelmatig genoemd.
Toch bleef kostenbesparing nog steeds het centrale argument. Wel werd het beeld van de kosten verbreed naar de kosten van verandering. Een flexibel kantoor maakt minder verhuizingen nodig en de verhuizingen zijn vooral eenvoudiger. Het was dus een belangrijke besparing op de jaarlijkse verhuiskosten.

Impact

Dankzij de ervaring met de verandertrajecten rondom de invoering van flexconcepten ontstond het inzicht dat het veranderen van de omgeving grote impact heeft op mensen. Vanuit dit inzicht werd de zaak ook omgekeerd benaderd. Niet een nieuwe werkomgeving als gevolg van de veranderde organisatie, maar het veranderen van de werkomgeving om een gewenste verandering de ondersteunen of zelfs te realiseren.