Tweet

Een goed webteam is precies groot genoeg /1 reactie

Het is lastig om te beoordelen hoeveel mensen er nodig zijn voor een webteam. Veel organisaties onderschatten de hoeveelheid werk die het vereist om hun site goed draaiende te houden enorm. Ze denken waarschijnlijk dat zodra de website eenmaal online is, die op magische wijze zichzelf wel onderhoudt. Als gevolg worden alleen de hoofdfuncties van het team ingevuld.
Gelukkig is het geen onoverkomelijk probleem om het juiste aantal mensen voor een webteam te bepalen. Een handige manier om tot het juiste aantal te komen, is door het concept van de website scale te gebruiken.

Stap op de weegschaal

Met de website scale wordt de website omschreven aan de hand van drie variabelen:

• grootte
• complexiteit
• mate van activiteit

Bijna elke online onderneming, van een klein intranet tot een enorme e-commerce website, kan aan de hand van deze variabelen afgeschilderd worden. De website scale is zo handig omdat die op praktische wijze een schatting maakt van het aantal mensen dat nodig is om de site te onderhouden. Hieronder valt content publishing, het controleren van feedback, technisch onderhoud en de algemene zorg voor de kwaliteit.
Neem bijvoorbeeld de websites van de British Broadcasting Corporation en de IJslandse tv-zender Rìkis tvarpi? In een oogopslag is te zien dat de website van de BBC veel groter is dan die van de IJslandse zender.
Dat wil zeggen, bbc.co.uk bestaat uit meer pagina’s, gebruikt complexere technologieën en verbruikt aanzienlijk meer dataverkeer dan ruv.is. Hieruit kunnen we concluderen dat er meer mensen nodig zijn om die site te onderhouden. Het eigenlijke aantal kan gemeten worden door elke variabele van de website scale onder de loep te nemen.

Waarom grootte ertoe doet

Simpel gezegd: hoe groter de website, des te meer mensen er nodig zijn voor het onderhoud.
Maar hoe kan de grootte van een site dan gemeten worden? Gaat het alleen om het totaal aantal megabytes aan data die de site bevat? Of misschien het aantal online pagina’s?
Eigenlijk zijn geen van beide criteria toereikend. Een website kan namelijk in slechts een paar videobestanden honderden megabytes bevatten. Terwijl een andere site misschien duizenden pagina’s heeft, met elk maar een paar woorden.
Uiteindelijk kan de grootte van een website het nauwkeurigst vastgesteld worden door te bepalen hoeveel tijd nodig is om alle content te produceren en onderhouden. Deze hoeveelheid kan vervolgens gebruikt worden om te schatten hoeveel mensen nodig zijn voor het onderhoud; vooral op het gebied van content publishing en de zorg voor de kwaliteit.

Het aantal arbeidsuren berekenen

Een voorbeeld: het neemt 3 uur in beslag om een feature van 500 woorden te maken (bijvoorbeeld met informatie over medische voordelen) voor een intranet en deze te publiceren. Deze content moet dan elke halfjaar gecontroleerd worden om te verzekeren dat de informatie nog steeds correct is, wat per keer een halfuur kost. Voor zo’n intranet is dus 3,5 uur nodig om een artikel van 500 woorden te produceren en te onderhouden.
Als er 100 dergelijke nieuwe features gepland staan, zijn er 350 arbeidsuren (8,5 week) nodig voor de productie en controle. Met het gegeven dat het gemiddelde aantal arbeidsuren per persoon per jaar ongeveer 1.750 uur is, kan het benodigde personeel voor 350 uur berekend worden.
De content die hierboven beschreven staat, kan gedurende één jaar bijvoorbeeld door een enkel iemand onderhouden worden en die persoon houdt dan nog ruim tijd over: 1.750 - 350 = 1.400.
Hoewel deze berekening vrij duidelijk is, is het bepalen van een exacte hoeveelheid werknemers gecompliceerder omdat websites zo van elkaar verschillen. Voor een site die veel video’s of zeer technische content bevat, kan de productie veel meer tijd kosten dan voor een site met eenvoudige, platte tekst.
Over het algemeen geldt dat er veel meer personeel nodig is voor een site met features die vaak veranderen dan voor een site met slechts een paar passieve pagina’s. De tabel hieronder geeft een indicatie van de hoeveelheid personeel voor de drie meest voorkomende groottes van websites.