Zo voer je in vijf stappen het mobiliteitsbudget in /reageer

Zo voer je in vijf stappen het mobiliteitsbudget in

Werkgevers voeren steeds vaker het mobiliteitsbudget in. Het beheersen van mobiliteitskosten is de voornaamste reden. Maar als werkgever kom je tegelijkertijd ook tegemoet aan de behoefte van werknemers om keuzevrijheid te hebben in vervoer. Daardoor maak je jezelf direct een aantrekkelijkere werkgever.

Het mobiliteitsbudget werkt als volgt: werknemers hebben met een vast- en variabel budget toegang tot verschillende mobiliteitsvormen; ze kunnen een (deel)auto, openbaar vervoer en fiets met elkaar combineren. En dat levert veel op: meer flexibiliteit voor medewerkers, meer inzicht in vervoerskosten en meer grip op uitgaven. Doordat medewerkers meer zelf verantwoordelijk zijn voor hun gedrag en inzicht hebben in de gevolgen van hun keuzes, zijn zij sneller geneigd om voor oplossingen te kiezen die kostenvriendelijk zijn. Zowel de werkgever als de werknemer kan kosten besparen met een mobiliteitsbudget.

Werkgevers kijken vaak op tegen het invoeren van een nieuw systeem. Maar behalve dat er een aantal keuzes gemaakt moeten worden, valt het mee. Het begint met verschillende gesprekken over de wensen van de werkgever en de doelen die hij nastreeft met het mobiliteitsbudget. Wanneer dat allemaal duidelijk is, doet het bedrijf dat de lease- en mobiliteitscontracten regelt, de rest. Zo voer je als werkgever het mobiliteitsbudget in vijf stappen in:

Stap 1: mobiliteitskosten inventariseren

De eerste vraag die een bedrijf moet beantwoorden, is vaak de lastigste; wat zijn de huidige totale mobiliteitskosten van de organisatie? Bij veel bedrijven moet die informatie overal vandaan getrokken worden. Ook al hebben de meeste organisaties een speciale servicedesk waar de reiskosten worden berekend en vergoed, en waar medewerkers terecht kunnen met hun vragen, de volledige administratie ligt meestal verspreid over meerdere afdelingen. Een goede zaak dus om dat op orde te hebben!

Stap 2: businesscase

De tweede stap is om de businesscase te bepalen. Wat zijn de kosten en besparingen voor de werkgever? Welk doel heeft het invoeren van het mobiliteitsbudget? Veel bedrijven willen vooral een moderne werkgever zijn – die met zijn tijd mee gaat en flexibiliteit aan de medewerkers biedt –, maar willen tegelijkertijd ook meer grip op de kosten hebben. Dit wordt vervolgens vastgelegd in een mobiliteitsregeling.

Stap 3: ondernemingsraad

Als de gesprekken vorderen, wordt het tijd om met de ondernemingsraad (OR) te praten. Medewerkers die eerst niet op hun vervoerskosten hoefden te letten, moeten opeens wel gaan rekenen. Ook de kastjes in de auto zijn een belangrijk onderwerp om te bespreken. Daar moet de OR groen licht voor geven.

Stap 4: communiceren

Wanneer alle onderhandelingen rond zijn en de regels duidelijk zijn opgesteld, is het essentieel om helder op papier te zetten wat er precies gaat veranderen voor de medewerkers. Dat moet goed gecommuniceerd worden naar iedereen. Veel bedrijven kiezen ervoor om een inloopsessie te organiseren met het uitvoerende mobiliteitsbedrijf, zodat medewerkers vragen kunnen stellen. Het is van groot belang dat iedereen binnen de organisatie goed is geïnformeerd en dat er draagvlak is.

Stap 5: implementeren

Tot slot de laatste stap: het daadwerkelijk invoeren van het nieuwe systeem. Ook hier geldt dat de ene organisatie schriftelijk uitleg geeft hoe het werkt, en het andere bedrijf een bijeenkomst organiseert waar mobiliteitsbudgetconsultants uitleggen hoe het systeem werkt. Vanaf dit moment kunnen medewerkers elke dag inloggen in de software om onder meer het aantal gereisde kilometers en het saldo te checken.

Wanneer het systeem van het mobiliteitsbudget eenmaal is ingevoerd, heeft een werkgever er weinig omkijken meer naar. Het uitvoerende bedrijf berekent alles automatisch via de software, zorgt voor de juiste administratie en informatie ten behoeve van de loonadministratie, en beantwoordt vragen van uw medewerkers. De implementatie kost dus zeker de nodige inspanning, maar dat wordt daarna beloond met volledige ontzorging. Ėn tevreden werknemers, én een kostenbesparing.

Anne Brons is Director Marketing & Business Development bij Alphabet Nederland. Alphabet is één van de vijf grootste internationale aanbieders van fleetmanagement, ondersteunt duurzaam en efficiënt mobiliteitsbeheer en biedt innovatieve oplossingen en diensten op maat.

Reageren via Facebook

Reacties

Over Redactie Sync

Sync.nl publiceert artikelen en nieuwsberichten over de toenemende invloed van wetenschap en technologie op de business. Ideeën voor artikelen? Meeschrijven? Laat het ons weten via redactie@sync.nl.