Integratie AV en IT verandert organisaties /reageer

Integratie AV en IT verandert organisaties

Als organisaties op dezelfde wijze kijken naar innovatie in de audio en video-omgeving (AV) en het net zo gestructureerd beheren als IT, kan communicatie omgezet worden in effectieve communicatie. En dat tegen lagere kosten en hogere beschikbaarheid. Als de AV-omgeving ook nog geïntegreerd wordt met de IT, kan de gehele informatie- en communicatiecyclus strategisch ingezet worden. De CIO (Chief Information Officer) zal hierin een cruciale rol moeten gaan spelen en is de katalysator in het integratieproces.

Voortschrijdende technologie

Nog geen vijftien jaar geleden waren printers en scanners het domein van de IT-afdeling van organisaties. Faxen en kopieerapparaten behoorden tot het domein van de afdeling facilitaire zaken. Elke afdeling was verantwoordelijk voor de aanschaf en het beheer van hun eigen apparatuur. Met de komst van de multifunctionals, apparaten die zowel kunnen printen, scannen, kopiëren als faxen, rezen nieuwe vraagstukken rond aanschaf en beheer van apparatuur. Wie bepaalt nu welk apparaat onder welke voorwaarden aangeschaft wordt, en wie is verantwoordelijk voor het beheer?

Inmiddels is het 2008 en gaat de integratie steeds verder. De grenzen vervagen tussen de traditionele IT- en AV-hulpmiddelen. Dit zie je bijvoorbeeld aan onderstaande voorbeelden:

* Projectoren hebben tegenwoordig een netwerkaansluiting en men kan direct via de projector data benaderen in plaats van via een koppeling van een laptop aan de projector;
* Systemen om vergaderzalen te reserveren zijn gekoppeld aan een centraal agendasysteem (bijvoorbeeld Microsoft Exchange);
* Datanetwerken worden ook gebruikt voor video en spraak, videoconferencing kan nu ook op basis van IT-technologie (bijvoorbeeld live communication server) of kan in ieder geval geïntegreerd worden met IT-gebaseerde oplossingen;
* Multitouch-schermen; op dit moment staat deze technologie nog in de kinderschoenen, maar multitouch-schermen zijn sterk in ontwikkeling en opkomst. Deze technologie zal het interacteren met informatie een nieuwe wending geven (van statisch naar dynamisch en interactief). Dit gaat voor bedrijven ongekende mogelijkheden bieden om met informatie om te gaan.

De steeds verdergaande integratie roept vragen op als:
* Wie gaat het beheren en hoe kan het het beste beheerd worden?
* Hoe zit het met security en wie is daar verantwoordelijk voor?
* Welke technologie moet waar ingezet worden?
* Hoe past de gekozen technologie in de technologische architectuur?
* Hoe willen organisaties met deze technologie werken?

Werkconcepten

Buiten de technologische integratie van AV- en IT-componenten zijn ook werkconcepten binnen organisaties aan het veranderen, waardoor andere eisen aan het gebruik van zowel IT als AV gesteld worden. De fysieke wereld is aan het virtualiseren; zowel klanten, leveranciers als medewerkers beschikken over meer informatie en werken steeds vaker op andere manieren samen in plaats van volgens de traditionele concepten. De nieuwe manier van werken, waarbij het kantoor meer als ontmoetingsplek wordt ingericht terwijl een groot deel van het inhoudelijke werk overal plaats kan vinden (onderweg, thuis of bij klanten) vereist een moderne wijze van informatiedistributie.

Digital signage op de ‘traditionele’ manier wordt minder zinvol als een groot deel van de medewerkers zich op een andere locatie bevindt. Zij krijgen deze informatie dan immers niet. Door het toegenomen aanbod aan informatie en de snelheid waarmee deze verandert, wordt het dus steeds belangrijker de juiste informatie op de juiste wijze aan te bieden, zowel ten aanzien van de vorm van de informatie als ook de tijd en het medium. Dit aanbieden van informatie gaat veel verder dan een website of de eerder genoemde traditionele digital signage-oplossingen. Het behelst ook zaken als vidcasts, podcasts, blogs, streaming media, besteltools, vooraadinfo, etc.