Vergaderen doe je online, virtueel en met Augmented Reality /10 reacties

Vergaderen doe je online, virtueel en met Augmented Reality

Vergaderingen zijn de nachtmerrie van elke werknemer. Tijd die je besteedt aan vergaderingen kan je immers niet besteden aan je ‘echte’ werk. Vergaderingen met andere vestigingen of buitenlandse collega’s resulteren ook nog eens in lange reizen met auto of vliegtuig. Dit is niet alleen kostbaar, maar ook nog eens vervuilend. Dat kan toch slimmer?

Online vergaderen

Technologisch gezien is een online vergadering niet meer zo spannend. Elk bedrijf heeft beschikking over snelle internetverbindingen en laptops zijn standaard uitgerust met webcams. Ook is er een ruime keuze aan software voor het organiseren van online vergaderingen, trainingen en zelfs hele congressen.

Door online te gaan vergaderen kunnen wekelijkse team meetings bijvoorbeeld vanaf huis of waar dan ook worden gevolgd en hoeft niet iedereen meer naar kantoor te komen. Dit geeft werknemers meer flexibiliteit om hun werkweek in te delen zoals het hen het beste uitkomt. Als 20% van alle externe zakelijke afspraken wordt vervangen door online vergaderingen, scheelt dat ruim 20% van al het zakelijke autoverkeer, jaarlijks een besparing van 2,7 miljard kilometer. Afgezien van het feit dat dit een aanzienlijke bijdrage zal leveren aan het oplossen van de file- en milieuproblematiek is het ook een grote productiviteitsverbetering. Waarom zijn dan nog niet alle vergaderingen online?

Als 20% van alle externe zakelijke afspraken wordt vervangen door online vergaderingen, scheelt dat ruim 20% van al het zakelijke autoverkeer

Cultuurverandering

Elk bedrijf heeft zijn eigen vergader- en overlegcultuur. Het veranderen van deze cultuur is, op zijn minst, een uitdaging te noemen. Vergaderingen via het internet vereisen andere omgangsvormen en gewoontes. Bij een online vergadering is het belangrijker om een duidelijk doel voor ogen te hebben, de attentiespanne blijkt een stuk korter. Het plannen van een vergadering is daarom bijna belangrijker geworden dan de vergadering zelf.

De sociale aspecten van het vergaderen zijn ook onder druk komen te staan. Zo is het praten over koetjes en kalfjes met een collega lastiger als er nog acht andere collega’s in de online vergaderruimte zitten. Natuurlijk is het mogelijk om privé te chatten, maar dit doet afbreuk aan de spontaniteit van een ‘gezellig’ gesprek.