Succesvol Reverse Mentoring: uitgangspunten en valkuilen /reageer

Succesvol Reverse Mentoring: uitgangspunten en valkuilen

Ervaring is niet alles. De oude rot in het vak kan best nog wat leren van de internetgeneratie. Niet alleen over techniek en social media; ook over wat de consument wil. Reverse mentoring staat in de belangstelling. Hoe pak je dat goed aan?

Voor succesvol mentorschap is het van belang een aantal zaken goed te regelen en bekende valkuilen te vermijden.

1. Duidelijkheid in doelen, richtlijnen en verwachtingen

Reverse Mentoring is een aanpak en daarmee een oplossing, geen doel op zich. Daarom is het van belang eerst duidelijk te hebben wat de reden is voor een Reverse Mentor programma, wat het knelpunt is dat je wil wegwerken of wat de ambitie is die je wil bereiken. Zoals in deel een van dit artikel aangegeven kan Reverse Mentoring om verschillende redenen worden geïnitieerd. De betreffende reden en de te realiseren doelen moeten duidelijk zijn voor de organisatie en de betrokkenen.

Daarnaast is het handig een paar randvoorwaarden af te spreken bijvoorbeeld rondom vertrouwelijkheid van informatie. Diverse vragen moeten vooraf beantwoord zijn. Wie behoort tot de doelgroep van mentoren en mentees? Hoe vindt de matching plaats tussen mentoren en mentees? Hoeveel tijd mag men besteden, wat is de voorgestelde frequentie en duur van bijeenkomsten en wat is de totale doorlooptijd? Wat zijn de specifieke verwachtingen richting mentor en mentee, welke verantwoordelijkheden heeft ieder en welk gedrag wordt van beiden (niet) verwacht?

Verschillende aanpakken zijn in de praktijk uitgeprobeerd. Eén daarvan is dat mentor en mentee samen een gesprek inplannen en met z’n tweeën afgesproken onderwerpen bespreken. Een andere vorm is die waarbij de senior mentee de junior mentor ‘meeneemt’ naar belangrijke vergaderingen of andere activiteiten waarbij de mentor observeert en dat later één op één met de mentee bespreekt. Het gesprek kan ook op afstand via video conference of Skype plaatsvinden en ontwikkelingen op dat gebied zullen zeker hun invloed hebben op nieuwe verschijningsvormen in de nabije toekomst. Het is belangrijk uitgangspunten te formuleren die goed passen bij de organisatie, het doel van het programma en de doelgroep en aldus maatwerk te creëren voor de specifieke situatie.

2. Het matching proces tussen mentor en mentee

Het matchingproces tussen mentor en mentee is iets wat serieuze aandacht vraagt. Het eerste criterium is dat zowel mentoren als mentees bij moeten kunnen dragen aan de specifieke doelen van het Reverse Mentor programma. De mentee moet kunnen leren over onderwerpen die relevant zijn in relatie tot de functie. De mentor moet specifieke kennis, vaardigheden, achtergrond en informatie in relatie tot de doelen kunnen bieden.

Een ander uitgangspunt is dat mentor en mentee niet in dezelfde afdeling of hiërarchische lijn werken: er is geen directe hiërarchische relatie tussen hen, dit zou de effectiviteit kunnen beïnvloeden. Vaak vormt een ‘contractgesprek’ een goede laatste stap van de matching en de eerste stap van de mentoring. In zo’n contractgesprek kunnen mentor en mentee met elkaar kennismaken, wederzijdse verwachtingen verhelderen, de aanpak bespreken en - last but not least - checken of voldoende wederzijds vertrouwen wordt ervaren om daadwerkelijk aan de slag te gaan.

Het lijkt logisch om mentoren van binnen de organisatie te betrekken, maar ook andere opties zijn mogelijk. In het ‘Digital Reverse Mentoring Program’ van Time Warner is er juist voor gekozen senior managers te koppelen aan studenten als mentor, dus van buiten de eigen organisatie. Deze studenten werden specifiek voor de mentorrol geworven en geselecteerd op hun passie voor en ervaring met moderne media. Het hebben van een actieve blog of het aantal geplaatste Youtube video’s, uiteraard inclusief populariteit uitgedrukt in ‘bezoekers’, was daarbij een belangrijk criterium.

3. Ondersteuning

De rollen en setting die je creëert bij de introductie van Reverse Mentoring kan als onwennig ervaren worden. Junior mentoren hebben wellicht extra communicatieve vaardigheden nodig of een introductie in didactische vaardigheden om een goed mentorgesprek te voeren en een stappenplan of structuur als houvast. Sommigen hebben wellicht enige ondersteuning nodig in hun zelfvertrouwen om senior managers in een leidende rol te benaderen. Senior mentees voelen zich wellicht oncomfortabel om door een jonge mentor te worden geleid en vallen mogelijk terug in hun natuurlijke rol door de leiding van het gesprek naar zich toe te trekken.

Toegespitste training gericht op de mentorrol en follow-up met andere mentoren om ervaringen uit te wisselen, vormen belangrijke bouwstenen voor een succesvol programma. Vanuit verschillende praktijkcases is bekend dat ondersteuning van senior mentees het best kan worden vormgegeven in een één op één gesprek met een senior (HR) manager die de verantwoordelijkheid heeft het Reverse Mentor programma te ondersteunen.

Bij Procter & Gamble werd het tweede programma gestart met een kick-off bijeenkomst waar eerdere deelnemers aan het programma ervaringen en opbrengsten deelden met de nieuwe deelnemers. Is het programma eenmaal op gang dan is een regelmatige check of het naar wens verloopt belangrijk en bijsturing wellicht nodig. Soms worden deelnemers tijdens het programma voorzien van ideeën door actuele bronnen zoals artikelen naar hen te sturen. Dat kan de discussie stimuleren en het momentum vasthouden.

Op de volgende pagina: Voorbeelden van Reverse Mentoring programma’s