Column/ Toe aan de mailloze maandag /2 reacties

Column: Huib Koeleman

Huib Koeleman (1960) is communicatieadviseur bij Wit Communicatieadviseurs te Amsterdam en is gefascineerd door mensen en organisaties in verandering. Hij gelooft in persoonlijke communicatie, inspraak en dialoog. Maar gebruik en misbruik van nieuwe media krijgen bij hem ook de nodige aandacht. Naast zijn advieswerk houdt hij lezingen en schrijft hij regelmatig over ontwikkelingen in het vak (Interne communicatie bij verandering).

Was een dag niet op kantoor geweest en wilde vanuit huis mijn mail checken: 60 mailtjes.

Diploma’s

Een meerderheid van mijn mail is afkomstig van mensen die ik niet ken, maar die blijkbaar het beste met mij voorhebben. Prachtige aanbiedingen van horloges en diploma’s zijn mijn deel. En natuurlijk de vele mailtjes van mensen die zich zorgen maken om mijn seksleven.
Maar ondanks de spam blijven er nog meer dan genoeg mailtjes over van collega’s, relaties en bekenden die beantwoord moeten worden.

Relevant

In mijn mailbox heb ik een lijst van zo’n 100 mailtjes die ik nog niet kan of wil deleten. Relevante mailtjes met belangrijke informatie of een oproep om wat te doen.

Natuurlijk zijn er vele zinnige spelregels te verzinnen om de tijd die je kwijt bent aan mailverkeer in te perken. Zo is het handig om de generatie die de geschreven brief nog heeft meegemaakt bij te brengen dat mailtjes kort en bondig mogen zijn.
Ook het inperken van de CC-cultuur doet wonderen. En als collega’s zich daar moeilijk aan weten te houden is het prettig om te weten dat je pc zo is in te stellen dat CC-mail direct in een aparte mailbox terecht komt. Of dat je mailtjes die alleen aan jou zijn gestuurd een aparte kleur kunt geven.

Concentratievermogen

Maar zelfs met het instellen van deze spelregels en technieken blijft er aan mailverkeer de verwachting kleven dat directe reactie vereist is. Elke mail levert onrust op. Zeker als een inkomend mailtje onder aan het scherm subtiel wordt gemeld of - nog erger - als de mail het bestand waar je aan werkt van het scherm verdringt.

Mail is zo verslavend dat tijdens vergaderingen de deelnemers vaak drukker bezig zijn met de mail op hun blackberry dan met de discussie. In de VS zijn al diverse onderzoeken gepubliceerd waaruit blijkt dat het concentratievermogen van werkers die regelmatig mail ontvangen veel slechter is in vergelijking met werkers die geen mail ontvangen - als die nog bestaan. De kwaliteit van het werk lijdt er zichtbaar onder en taken worden minder efficiënt afgerond.

Actie

Laten we daarom in actie komen. Laten we na de autoloze zondag, de telefoonloze trein en de casual vrijdag een mailloze maandag invoeren. Een dag dat je geen mail stuurt en ontvangt. Een dag dat je MSN uit hebt staan. Dat de bijeenkomsten blackberry-loos zijn. Dat je je mobiel uitzet en gewoon lekker aan het werk kunt gaan.